Centro de ayuda

Asistente fiscal (Verifactu / B2B / FACe)

En Configuración → Asistente fiscal recorre cinco pasos: datos del emisor, modalidad Verifactu o SII, facturación B2B, códigos DIR3 para FACe y estado del servidor AEAT.

• Ruta: /app/configuracion/asistente-fiscal (admin del workspace).
• Verifactu en Lovable queda en cola pending sin certificado VPS (Ola 2.3).
• FACe requiere B2B activo y DIR3 del organismo cliente.

Sectores con visitas a pie de calle

En Configuración → Datos de la empresa eliges el sector (o lo propone el agente de onboarding IA con el mismo catálogo). Groovo adapta listados y ficha de cuentas. CFYA (contrato en alternancia), CFB (cursos bonificados), SSLL (servicios legales) y PR CFYA (prórrogas) son exclusivos del sector Formación.

• Telecomunicaciones, alarmas y seguridad, energía, inmobiliario, seguros y servicios financieros
• Distribuidores de hostelería y proveedores locales (material en mostrador)
• Formación: CFYA, CFB, SSLL, PR CFYA y material didáctico
• Genérico: ficha estándar sin conceptos de formación
• Onboarding IA: misma lista; el admin puede configurarlo manualmente en cualquier momento

Importación y exportación

Desde Configuración puedes exportar cuentas, contactos y tratos a CSV y volver a importarlos (por ejemplo tras limpiar datos en Excel). Usa siempre la plantilla del tipo de registro y revisa el historial de importaciones antes de repetir un archivo.

• Codificación UTF-8; separador coma. Fechas en importación: yyyy-MM-dd.
• Exporta antes de un import masivo para poder deshacer manualmente si hace falta.
• Los administradores pueden importar en nombre de otro comercial eligiendo propietario.
• Importa maestros comerciales, productos y saldos iniciales; facturación y almacén se operan en Groovo (Finanzas, Almacén).

Migración desde otro CRM

En Configuración → Integraciones → Migraciones desde otros CRM sigue el orden: usuarios (invitaciones) → cuentas → contactos → tratos → reuniones → tareas. Exporta desde Zoho, Pipedrive, HubSpot o Salesforce a CSV/Excel e importa con mapeo automático de columnas en español.

• Zoho: cabeceras «Nombre de cuenta», «Fase», etc. se reconocen en importadores.
• Reimportar no duplica: solo rellena campos vacíos si el registro ya existe.
• Migración asistida mismo día: paquetes Business/Enterprise vía soporte.

Operar entero en Groovo (migración desde otro sistema)

Groovo es la plataforma donde comercial, operaciones, administración, almacén y facturación trabajan juntos. No necesitáis conectores API con SAP, Navision, Sage ni vuestro CRM anterior: traéis datos por export/import CSV o Excel y cada departamento opera en Groovo.

• Flujo: export puntual del sistema anterior → import en Groovo → toda la empresa trabaja en la misma plataforma.
• Facturación, stock y expedientes son módulos nativos de Groovo (ver Finanzas, Almacén, Administración).
• Sin cables en tiempo real al ERP viejo: la migración es por ficheros, no por integración permanente.

Agenda y reuniones

Define duración por defecto, franja horaria laboral y recordatorios. Esas reglas se aplican al crear reuniones desde el calendario, desde una cuenta o al planificar ruta con creación masiva de visitas.

• Planificar ruta (web) agrupa cuentas en mapa y puede crear varias reuniones de una vez.
• En la app móvil el comercial ejecuta el día desde Inicio (Hoy): navegación y check-in.
• Las fechas en pantalla son dd/MM/aaaa; internamente se guardan en ISO.

Copias y exportaciones

Hoy puedes exportar cuentas, contactos, tratos y otros módulos a CSV o Excel desde cada listado (menú Importar/Exportar). El motor de backup completo del workspace en Configuración → Backups está en desarrollo (v2): los botones permanecen desactivados hasta que exista backend.

• Exporta periódicamente si tu política de empresa lo exige; no sustituye el backup de base de datos.
• El buzón IMAP sigue en tu proveedor de correo; Groovo no archiva todo el historial del servidor.

Backup y recuperación (C5)

Groovo separa tres capas: base de datos (Supabase gestionada por el operador de hosting), archivos adjuntos en Storage y aplicación en GitHub. Los objetivos orientativos son RPO ≤ 24 h en BD (mejor con PITR del plan Supabase) y RTO ≤ 24 h si hace falta restauración vía soporte. La app se recupera antes republicando desde el repositorio.

• Mitigación inmediata: export CSV/Excel por módulo e informes tabulares.
• Restauración masiva de BD: solicitud al operador (Lovable hoy); no hay panel Supabase para el administrador del workspace.
• Prueba anual de restauración: checklist en runbook interno; usar workspace demo, no producción.
• Migración a servidor dedicado: ver documentación de salida de Lovable en el repositorio Groovo.

Pipeline y etapas de trato

Las etapas del embudo son configurables por workspace. Los nombres en español se muestran en Ventas, Previsiones e informes tabulares. La probabilidad por etapa alimenta el valor ponderado del pipeline.

• Vista kanban, tabla o tarjetas según módulo; la preferencia se guarda en tu cuenta.
• Trato ganado / perdido: actualiza la etapa para que previsiones y objetivos cuadren.
• Canales de trato (Configuración) deben coincidir con el campo Canal en cada trato.

Informes tabulares

Cada usuario crea sus informes en Análisis → Informes. Solo filtro por fechas en el panel; columnas, orden y anchos se ajustan en la tabla (como en listados de cuentas). Usa «Plantillas» para instalar informes recomendados de visita y rutas sin duplicar los que ya tienes.

• Los informes se guardan en tu perfil (nube), no solo en el navegador.
• Etapas de trato en informes usan la etiqueta en español del pipeline.
• Exportación CSV, Excel (.xlsx) y PDF desde el informe activo.

Correo saliente (SMTP)

Configura host, puerto, usuario y contraseña del servidor de envío. Las contraseñas se cifran en el servidor. Prueba la conexión antes de enviar desde un trato o SalesInbox.

• Puerto 465 (SSL) o 587 (STARTTLS) según tu proveedor.
• El remitente debe estar autorizado en tu servidor (SPF/DKIM en tu dominio).

Bandeja entrante (IMAP)

La sincronización IMAP trae mensajes a SalesInbox. Configura host, usuario y contraseña (o contraseña de aplicación). Pulsa Guardar IMAP antes de sincronizar.

• «Detectar carpetas» lista INBOX y Enviados según tu proveedor (Gmail, Outlook, etc.).
• Carpeta Enviados: copia al enviar desde Groovo; «Probar Enviados» valida la ruta.
• Sync automática ~2 min; «Sincronizar ahora» importa histórico.
• «Vaciar bandeja en Groovo» solo borra lo importado en Groovo, no en tu servidor IMAP.
• No mezcles cuentas personales y corporativas sin criterio de privacidad.

Cuentas de correo por usuario

Cada comercial configura su SMTP e IMAP en Mi correo comercial. Las invitaciones del workspace usan el correo del sistema (solo admin).

• SMTP personal: envío desde fichas y SalesInbox con tu remitente.
• Contraseñas cifradas en servidor; solo tú ves tu configuración.
• Puerto 465 (SSL) o 587 (STARTTLS) según proveedor.

Firma de correo

Cada usuario define su firma HTML en Configuración → Firma de correo. Se añade al final de los mensajes enviados desde Groovo (fichas, plantillas, SalesInbox y app móvil).

• Inserta imágenes con el botón del editor o pegando con Ctrl+V (máx. 1,5 MB por imagen).
• La firma se guarda en tu perfil de usuario.

Plantillas de email

Crea plantillas con variables ({contacto.nombre}, {cuenta.nombre}, etc.) para automatizaciones y envíos manuales. Desde listados de cuentas o contactos puedes enviar a la selección: un correo individual por destinatario (LOPD).

• Configuración → Plantillas de email.
• Adjuntos por plantilla; duplicar para variantes.
• Variables por módulo (cuenta, contacto, trato).

Redes sociales (Marketing)

Publica en tus redes y revisa comentarios desde Groovo. Solo administradores conectan cuentas. Empieza por LinkedIn o Facebook; el resto está en «Más redes». Si una red aparece como «No disponible», tu proveedor de Groovo debe activarla.

• Checklist en Marketing → Resumen: conectar · publicar · revisar bandeja.
• Conectar: Configuración → Marketing → Conecta tus redes (un clic por red).
• Publicar: Marketing → Publicaciones → Nueva publicación (3 pasos: escribe, elige red, publica).
• Bandeja: Marketing → Bandeja → «Traer comentarios nuevos» (todas las redes conectadas a la vez).
• LinkedIn y Facebook son las recomendadas para empezar; Instagram, X, YouTube y TikTok en «Más redes».
• Algunas redes solo admiten imagen o vídeo: el texto se guarda como borrador hasta que subas el archivo.

RGPD y derechos ARSOPL

En Configuración → RGPD registras solicitudes de acceso, rectificación o supresión; consentimientos por finalidad; aceptación del DPA; descarga del RAT (borrador) y registro de brechas de seguridad (art. 33–34).

• Exportación JSON al completar solicitud de acceso con contacto vinculado.
• Supresión anonimiza el contacto al cerrar la solicitud.
• Notifica brechas graves a la AEPD en 72 h.

Campos personalizados y nativos

Define campos extra (texto, número, lista) en cuentas, contactos y tratos. En «Campos nativos» oculta columnas o cambia etiquetas sin tocar la base de datos.

• Valores se editan en la ficha de cada registro.
• Nombre interno único por entidad; arrastra para ordenar.

Módulos del menú

Reordena grupos y submódulos del menú lateral y oculta los que no uses. Los cambios aplican a todo el workspace (admin).

• Arrastra grupos y elementos dentro de cada grupo.
• Restaurar valores por defecto sin guardar descarta cambios pendientes.

Auditoría del workspace

Consulta eventos unificados: firmas, RGPD, supresiones y mutaciones críticas. Configura cuántos días conservar registros antes del purgado automático.

• Tabla audit_events en Supabase.
• Solo administradores gestionan retención y purga.

Zonas y rutas comerciales

Crea zonas territoriales y rutas dentro de cada zona. Asigna cuentas para filtrar listados, informes y planificación de visitas.

• Una cuenta puede tener zona y ruta.
• Las rutas se ordenan dentro de la zona.

Automatizaciones

Reglas que reaccionan a eventos (nuevo trato, cambio de etapa, etc.). Actívalas o desactívalas desde Configuración; el editor completo está en el módulo Automatizaciones.

• Historial de ejecuciones en Automatizaciones → Historial.
• Prueba con datos demo antes de activar en producción.

Usuarios e invitaciones

Invita miembros por email, asigna rol (admin, manager, sales) y gestiona acceso al workspace. Las invitaciones pendientes se pueden reenviar o revocar.

• Admin: invitar, cambiar rol, desactivar.
• Restablecer contraseña vía enlace por email.

Email, mapas y calendario

En Groovo conectas correo (SMTP/IMAP), geocodificación para cuentas y, según plan, calendario. No hay conector en tiempo real a ERP externos: la operación diaria vive en Groovo; la migración es por ficheros.

• Google Maps u OpenStreetMap para ubicar cuentas y planificar rutas.
• SMTP/IMAP: envío y bandeja integrados con clientes y tratos.
• Automatizaciones internas por reglas del workspace.

Asignación automática

Reglas que asignan propietario, zona, ruta o etapa cuando se cumplen condiciones en cuentas o tratos. Se evalúan en orden; puedes ejecutarlas en bloque sobre registros existentes.

• Condiciones por campo (zona, ruta, etapa, importe, etc.) con operadores =, contiene, vacío…
• Acciones: asignar propietario, cambiar etapa, nota en timeline.
• «Ejecutar en cuentas/tratos» aplica reglas activas a hasta 200 registros.

Objetivos comerciales

Dirección y responsables comerciales definen metas mensuales por canal (€ importe o U unidades) en Objetivos. Primero configura canales en Ventas → Canales de trato; luego rellena la matriz año × mes × comercial.

• En Inicio (Hoy) el strip muestra avance del mes para el comercial o el equipo.
• Los tratos ganados y el importe real se calculan desde datos ya registrados en Groovo.
• Sin canales definidos, la pantalla Objetivos enlaza a configuración.

Filtros, columnas y vistas

Filtros de listados, columnas visibles, anchos y vista tabla/tarjetas/kanban se guardan en tu perfil de usuario (Supabase). Al iniciar sesión en otro dispositivo deberías ver la misma disposición.

• La primera vez tras actualizar la app, datos antiguos del navegador se migran solos a la nube.
• Widgets de Inicio y diseño de gráficos también persisten por usuario.

Pantalla Inicio y widgets

Perfiles no comerciales pueden personalizar widgets en Configurar inicio. Los comerciales con rol sales ven la pantalla Hoy (agenda del día) en lugar del tablero de widgets.

Datos y papelera

En Configuración → Datos consultas registros eliminados (cuentas, contactos, tratos, reuniones…). Restaura uno a uno, vacía la papelera o ajusta cuántos días se conservan antes del borrado definitivo.

• Los borrados van a papelera lógica (deleted_at), no desaparecen al instante.
• Admin puede eliminar datos de ejemplo del onboarding sin tocar registros reales.

Informes y paneles

Define KPIs, pipelines, gráficos y listados reutilizables. Después añádelos a Inicio (widgets) o consúltalos en Análisis → Informes tabulares según el tipo.

• Cada informe tiene título, tipo y fuente de datos (tratos, cuentas, etc.).
• Los informes tabulares del usuario viven en Análisis; aquí defines plantillas de panel.

Historial de envíos

Lista de correos enviados desde Groovo: plantillas, acciones en fichas, envíos masivos desde listados y automatizaciones. Filtra por estado, origen o destinatario.

• Acceso desde SalesInbox → Enviados o Configuración → Historial de envíos.
• Incluye errores SMTP y aperturas cuando el tracking está activo.

Solicitudes de cambio en cuentas

Los comerciales pueden proponer cambios en datos sensibles de una cuenta; admin o manager aprueba o rechaza con motivo. Al aprobar, los campos se actualizan en la ficha.

• Compara valor anterior y propuesto antes de decidir.
• El rechazo guarda motivo visible para el solicitante.