Política de Privacidad

En Groovo CRM (groovo.es) tratamos datos personales conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) y la Ley 34/2002 de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI-CE). Última actualización: 2 de noviembre de 2026.

1. Responsable del tratamiento

Identidad: Groovo Systems, S.L.U. · NIF: B05639653 · Domicilio: Calle Inocencio Barrera Rojo, 17, 11630 Arcos de la Frontera (Cádiz), España. Email de contacto en materia de privacidad: privacidad@groovo.es. No hay delegado de protección de datos designado.

2. Ámbito

Esta política aplica a visitantes de la web, usuarios registrados del CRM SaaS, contactos comerciales de clientes (datos introducidos por el Cliente en su cuenta) y candidatos a demo o soporte.

3. Categorías de datos y finalidades

• Datos de cuenta: nombre, email, empresa, rol. Finalidad: registro, autenticación y prestación del servicio. Base jurídica: ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD).
• Datos de uso: logs, IP, dispositivo, preferencias. Finalidad: seguridad, mejora del servicio y soporte. Base jurídica: interés legítimo (art. 6.1.f) y, cuando aplique, consentimiento para cookies no esenciales.
• Datos CRM del Cliente: cuentas, contactos, tratos, actividades, emails sincronizados. El Cliente es responsable del tratamiento; Groovo CRM actúa como encargado conforme al Acuerdo de Tratamiento.
• Comunicaciones comerciales: solo con consentimiento previo o relación contractual existente, con opción de baja en todo momento.

4. Destinatarios y proveedores

No vendemos ni cedemos datos personales a terceros, salvo obligación legal. Para prestar el servicio trabajamos con estos proveedores, todos con contrato de encargo del tratamiento (art. 28 RGPD):

Informaremos en esta página de cualquier cambio de proveedor.

5. Transferencias internacionales

Cuando un proveedor trate datos fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se ampara en la decisión de adecuación de la Comisión Europea sobre el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Data Privacy Framework, 10/07/2023) si el proveedor está adherido, o en Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea u otras garantías adecuadas del capítulo V del RGPD.

6. Plazos de conservación

Conservamos los datos mientras dure la relación contractual y el plazo necesario para obligaciones legales, reclamaciones o auditorías. Tras la baja, los datos del workspace se eliminan o anonimizan en un plazo máximo de 90 días salvo obligación legal de conservación.

7. Derechos de las personas interesadas

Puedes ejercer acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad y retirada del consentimiento escribiendo a privacidad@groovo.es, acreditando tu identidad. Los contactos almacenados en el CRM por un Cliente deben dirigir su solicitud al Cliente (responsable). Plazo de respuesta: un mes (prorrogable dos meses más si es complejo). Reclamación ante la AEPD: www.aepd.es.

8. Medidas de seguridad

Aplicamos cifrado en tránsito (TLS), control de acceso por roles, aislamiento multi-tenant, copias de seguridad y registro de actividad. Detalle en Seguridad y disponibilidad.

9. Inteligencia artificial

• Qué hace: Groovo CRM ofrece sugerencias con IA (acciones tras una visita, orden del día, ayuda de uso, propuesta de configuración inicial y revisión de obligaciones de asesoría). Siempre hay una alternativa sin IA externa: las sugerencias propias de Groovo CRM.
• Consentimiento previo: la IA avanzada solo se usa si el usuario lo acepta expresamente en la aplicación. El consentimiento está versionado; si cambia esta información, se vuelve a pedir. El administrador del workspace puede desactivar la IA avanzada para toda la empresa.
• Datos enviados: el texto que escribe el usuario y el contexto mínimo de la pantalla (por ejemplo, nombre de la cuenta o del contacto, asunto o etapa del trato). Nunca se envían datos de contactos con el tratamiento limitado (art. 18 RGPD).
• Proveedores: OpenAI o Groq, en modalidad API, o un modelo propio alojado en los servidores de Groovo CRM (en ese caso, los datos no salen a terceros). OpenAI y Groq están fuera del Espacio Económico Europeo: se aplican las garantías del apartado 5.
• Sin entrenamiento ni almacenamiento del contenido: Groovo CRM no guarda el contenido de las consultas a la IA ni lo usa para entrenar modelos. Solo registra metadatos técnicos (función usada, resultado, fecha) por seguridad y auditoría.
• Revisión humana y sin decisiones automáticas: las sugerencias son propuestas que el usuario revisa antes de usarlas. La IA no toma decisiones con efectos jurídicos ni que afecten significativamente a ninguna persona (art. 22 RGPD), y el contenido generado se etiqueta como tal.
• Retirada: el usuario puede retirar el consentimiento escribiendo a privacidad@groovo.es; desde ese momento la aplicación vuelve a las sugerencias propias.

* Documento orientativo redactado conforme a la normativa española aplicable (RGPD, LOPDGDD, LSSI-CE). Debe ser revisado por asesoría jurídica antes de uso comercial definitivo.